För företag och föreningar

SmartDNA Säkerhetsgenomgång

Red ut en fråga om tillträde, utrustning eller ansvar och samla förslag på nästa steg i en plan.

Förslag till tjänst. Ansvarig, omfattning, pris och villkor inväntar beslut. Inte bokningsbar.

Helt fiktivt leveransexempel för granskning. Ingen kund eller anläggning har granskats och ingen åtgärd är genomförd.

I exemplet: Rutinen nämner återlämning men saknar en bekräftad plats för utförd kontroll. En annan rutin kan redan beskriva den.

Omfattning och arbetsordning

Exemplets omfattning

Exempeluppdrag: en mindre serviceverksamhets avslut av externa uppdrag och överlämning av delad utrustning. Underlag i exemplet: behovsdialog, en rutin som redan används och en gemensam genomgång av arbetsflödet. Låsteknik, personförteckningar, försäkringskrav och IT-system ingår inte.

Så används planen

Jämför rutinerna som redan finns. Pröva sedan avslut och överlämning när rätt information och ansvariga roller är klara. Prövningarna kan göras parallellt. Följ upp utfallet innan nästa beslut.

Detta är en föreslagen arbetsordning, inget beräknat säkerhetsbetyg.

1. Börja här

Samla de rutiner och underlag som redan finns

Föreslagen åtgärd: Jämför de rutiner som redan finns innan ni ändrar dem. Kom överens om hur utförd kontroll och kvarstående frågor noteras i ordinarie internt underlag. Red ut vilken aktuell version som ska användas vid avslut och överlämning.
Varför denna ordning?: En ny rutin kan annars dubblera eller motsäga en rutin som redan finns. Bekräftelsen av kontroll och återlämning behöver ha en gemensam plats innan arbetsflödet prövas.
Ansvarig roll: Förslag: tillträdesansvarig tillsammans med behörig systemansvarig.
Följ upp: Förslag: stäm av att rätt underlag och ansvarig roll är utpekade. Vid nästa avstämning ska ordinarie roll och ersättare kunna återberätta samma avslutskedja.
Detta kan vänta: Vänta med att skriva om rutinen eller skapa ett nytt register tills ni har jämfört de underlag som redan finns. Bestäm vilket underlag ni ska använda innan ni provar arbetsflödena nedan.

Underlag och öppna frågor

Underlag: Observation i exempel
Uppgift i exemplet: I den fiktiva rutinen finns en punkt om återlämning men ingen punkt om att kvittera utförd kontroll.
Återstår att reda ut: Det återstår att kontrollera om en annan rutin redan beskriver bekräftelsen.
Behövs innan nästa steg: Tillträdesansvarig och behörig systemansvarig behöver kunna visa de rutiner och interna underlag som redan används, inklusive vilket underlag teamen använder för utrustning.

2. När underlaget är klarlagt

Pröva ett uppdragsavslut från besked till bekräftelse

Föreslagen åtgärd: Ta fram ett avslutsutkast med startpunkt, ansvarig roll, kontroll och bekräftelse. Prova med ett fiktivt uppdrag och följ hur beskedet når tillträdesansvarig och ersättare.
Varför denna ordning?: När rätt underlag är utpekat går det att pröva om beskedet faktiskt når rätt roll. Ett utkast behöver provas innan det används som gemensam rutin.
Ansvarig roll: Förslag: verksamhetsansvarig utser uppdragsansvarig och tillträdesansvarig.
Följ upp: Förslag: gå igenom resultatet vid nästa veckomöte. Kontrollera om besked, återlämning och bekräftelse går att följa i underlaget och besluta om en andra prövning behövs.
Detta kan vänta: Vänta med att fastställa avslutsrutinen för alla uppdrag tills ordinarie roll och ersättare har prövat kedjan och kvarstående frågor är noterade.

Underlag och öppna frågor

Underlag: Kunduppgift
Uppgift i exemplet: Verksamheten uppger att uppdragsansvarig godkänner avslutade servicearbeten.
Återstår att reda ut: Det är inte klarlagt hur beskedet når tillträdesansvarig eller vem som tar över vid frånvaro.
Behövs innan nästa steg: Steget ovan behöver ha klargjort var avslutet noteras. Verksamhetsansvarig behöver utse uppdragsansvarig, tillträdesansvarig och vem som tar över vid frånvaro.

3. När underlaget är klarlagt

Pröva en överlämning mellan två team

Föreslagen åtgärd: Prova en överlämning och jämför vad rollerna behöver för att bekräfta att rätt utrustning tagits emot. Behåll detaljerna i verksamhetens eget register.
Varför denna ordning?: Samma aktuella underlag gör det möjligt att jämföra vad avsändare och mottagare bekräftar. Prövningen visar vilka uppgifter som behövs vid skiftbytet.
Ansvarig roll: Förslag: förrådsansvarig och en representant för respektive team.
Följ upp: Förslag: stäm av utfallet efter prövningen. Jämför om båda teamen kan bekräfta samma mottagning och skriv nästa beslut i åtgärdsplanen.
Detta kan vänta: Vänta med att införa fler fält eller byta register tills prövningen visar vad som saknas. Detaljer om utrustningen ska stanna i verksamhetens eget register.

Underlag och öppna frågor

Underlag: Kunduppgift
Uppgift i exemplet: Verksamheten uppger att delad utrustning lämnas mellan team vid skiftbyte.
Återstår att reda ut: Det är inte verifierat om både avsändare och mottagare använder samma aktuella underlag.
Behövs innan nästa steg: Första steget behöver ha rett ut vilket utrustningsunderlag som gäller. Avsändare och mottagare behöver delta. Denna prövning kan göras parallellt med avslutsprövningen; den är inte beroende av att avslutsrutinen är färdig.

Följ upp innan nästa beslut

Samla resultatet från prövningarna i åtgärdsplanen: vad fungerade, vad är fortfarande oklart och vilken roll tar nästa steg? Bekräfta att ordinarie roll och ersättare beskriver samma avslutskedja. Besluta därefter om en andra prövning eller en ändrad rutin behövs. Om en förutsättning saknas behöver den redas ut innan den berörda prövningen fortsätter.

Ta frågan vidare

Beskriv behovet

Berätta kort om verksamheten, frågan ni vill reda ut och vilket beslut ni behöver stöd för. En förfrågan är ingen bokning.
Bestäm omfattningen

Om tjänsten passar behöver leveransansvarig bekräfta vad uppdraget omfattar, vilken information som behövs, vilka som deltar och om en specialist behövs.
Ta ställning till offerten

Ni tar ställning till ett skriftligt förslag med leverans, pris, villkor och tidplan innan uppdraget startar.

Förbered er fråga

När genomgången kan passa

När ni delar nycklar och utrustning eller arbetar med otydliga rutiner kan ni behöva reda ut vad som fungerar och vad som återstår. Börja med en fråga och samla det ni behöver för att fatta beslut, enligt det föreslagna upplägget.

Ni som ansvarar för en verkstad, butik, ett serviceföretag eller en byggverksamhet och behöver reda ut fysisk säkerhet och ansvar.
Ni som sitter i en föreningsstyrelse och behöver reda ut en gemensam fråga inför ett beslut.

Få överblick Gå igenom en fråga om lokaler, tillträde eller utrustning. Se vad ni vet och vad som behöver undersökas.
Välj vad ni börjar med Se vad som behöver redas ut först och vilka beslut ni själva behöver fatta.
Samla nästa steg Få förslag på åtgärder, ansvar och uppföljning samlade i en plan.

Inför genomgången

Beskriv en vardagssituation ni vill förbättra, vad ni redan vet och vilket beslut ni behöver kunna fatta.
Ta med någon som känner arbetet och någon som har mandat att fatta beslut. Samla de rutiner, avtal och krav som rör den överenskomna frågan.
Bestäm hur leverantören får ta del av känslig dokumentation. Skicka inte personlistor, koder eller detaljer om ert skydd genom centrets allmänna förfrågan.

Leverans, ansvarig och villkor

Förslag till leverans

En beskrivning av vad uppdraget omfattar och vilken information genomgången bygger på.
En sammanfattning som skiljer era uppgifter från observationer och visar vad som behöver redas ut.
En plan med förslag på nästa steg, ansvariga roller och uppföljning. Planen förklarar också varför vissa steg behöver göras före andra.
En gemensam avstämning av resultatet. Hur det redovisas och om senare uppföljning ingår bestäms i offerten.

Gå igenom och följ upp

Ett avtalat uppdrag avslutas med förslag på nästa steg och en gemensam avstämning. Det ska framgå vad ni ansvarar för, vilka beslut ni behöver fatta och om fortsatt hjälp ingår.

Leveransansvarig och erfarenhet av just tjänsten är ännu inte styrkta i det här förslaget. Namn, meriter, kapacitet och villkor behöver bekräftas innan ett uppdrag kan erbjudas eller bokas.

Förslaget är att lämna offert för varje uppdrag. Prismodellen är ännu inte fastställd.

Tjänsten är ett förslag och kan ännu inte bokas. Omfattning, leveransform, pris och villkor inväntar godkännande.

Genomgången ger inget certifikat eller säkerhetsbetyg och garanterar inte skydd mot stöld eller andra händelser.
Installation, teknisk projektering, bevakning och akut hjälp ingår inte i förslaget.
Juridiska bedömningar, försäkringsbeslut, brandskyddsbedömning och fullständig IT-säkerhetsgranskning kräver rätt specialist och behöver avgränsas separat.
Produktköp, registrering eller kontakt med en partner ingår bara om ni uttryckligen väljer det och avtalar om det separat.

Skriv er egen åtgärdsplan