Förbered styrelsemötet

Förbered frågan, föreslå ett beslut och bestäm vad ni ska följa upp efter mötet.

Skriv mötesförslaget

Beskriv frågan, föreslå ett beslut och bestäm när ni följer upp.

Aktivera JavaScript för denna lokala provfunktion

0 av 4 delar ifyllda. Utkast.

Återstår: 4 delar

Vilken fråga ska styrelsen ta ställning till?
Vad föreslår ni att styrelsen beslutar?
Vem tar uppdraget och vem ersätter?
Vad återkommer till styrelsen och när?

Spara utkastet för att lägga till texten i planen.

Fiktivt exempel: en kontaktväg som medlemmarna hittar

Styrelsen har fått frågor om hur medlemmarna kontaktar klubben. Förslaget är att ta fram och prova informationen innan styrelsen beslutar hur den ska användas.

Vilken fråga ska styrelsen ta ställning till?

Fiktivt exempel

Hur gör vi klubbens kontaktväg för vanliga observationer lätt att hitta för medlemmarna?

Välj en fråga. Skilj det ni vet från det som behöver redas ut och undvik detaljerade brister i klubbens skydd.

Vad föreslår ni att styrelsen beslutar?

Fiktivt exempel

Låt medlemsansvarig skriva ett kort informationsblad. Prova om en medlem hittar kontaktvägen före nästa möte.

Beskriv informationen eller rutinen som ska tas fram och provas. Mallen avgör inte juridiskt ansvar.

Vem tar uppdraget och vem ersätter?

Fiktivt exempel

Medlemsansvarig samordnar. Styrelsen utser en ersättare innan arbetet börjar.

Föreslå ansvariga roller. Skriv inga medlemslistor eller privata kontaktuppgifter.

Vad återkommer till styrelsen och när?

Fiktivt exempel

Till nästa styrelsemöte: visa informationsbladet, om kontaktvägen kunde hittas och vem som håller informationen aktuell.

Beskriv hur ni följer upp uppdraget, vad som kan återstå och vid vilket möte eller datum ni stämmer av.

Skriv mötesfråga, beslutsförslag och roller. Lämna inga medlemslistor, koder, patrulltider eller detaljer om klubbens skydd här. Texten finns bara i den här fliken. Spara utkastet i planen och ladda ner planfilen för att fortsätta senare.

Fyll i minst en del. Utkastet kan sparas även om delar saknas.

Påminnelsen innehåller uppgiften. Texten i fälten följer inte med.

Om mallen och källorna

Styrelsemallen är SmartDNA:s förslag. Polisens material stöder båtsamverkan, kontakt med lokal polis och privat dokumentation av båt och motor.

Mallen väntar på sakgranskning. Gå igenom det ifyllda utkastet innan ni använder det.

Till styrelse och medlemmar

Dagordning till styrelsemötet

Avgränsa frågan
Välj ett ärende och skilj gemensam anläggning, medlemsinformation och enskild båtägares uppgift åt. Skriv vad ni vet och vad som är obekräftat. Exempel: en grind som inte stängs behöver funktionsunderlag; en svårfunnen kontaktväg behöver ett informationsprov. Undvik känsliga uppgifter i medlemsutskick.
Fördela ansvar
Föreslå vilken roll som ser efter gemensamma anläggningar och vilken information medlemmarna behöver för sina egna båtar. Kontrollera mot stadgar, avtal och tidigare beslut; mallen avgör inte juridiskt ansvar.
Fatta ett avgränsat beslut
Beslutsförslag att fylla i: Styrelsen ger [roll] i uppdrag att undersöka eller genomföra [avgränsad uppgift] senast [datum]. Ange mandat, eventuellt budgetbehov och vilket underlag eller prov som ska redovisas. För kontaktväg behövs också ersättare och hur inkomna uppgifter hanteras.
Informera medlemmarna
Besluta vem som skriver den korta medlemsinformationen, var den finns och när den ses över. Skilj akut kontakt med 112 från klubbens vanliga kontaktväg. Ingen får uppfattningen att klubbens kontakt ersätter polisen.
Kontrollera vid nästa möte
Pröva utfallet mot uppgiften: kan en medlem hitta rätt kontakt, bevakas den vid frånvaro eller fungerar en åtgärdad anläggning enligt instruktionen? Följ upp det som återstår och besluta nästa steg. Ett skickat utskick eller ett protokollfört beslut visar inte ensamt att funktionen fungerar.

Råd till medlemmarna

Ta reda på klubbens aktuella kontaktväg för observationer och vad klubben respektive du själv ska följa upp.
Spara egna bilder samt skrovnummer, motornummer och eventuell märkningsinformation privat, exempelvis i Polisens båtkort. Dela bara nödvändigt underlag vid en faktisk anmälan.
Kontrollera din egen låsning och förvaring enligt anvisningar och egna villkor. Fel i gemensam anläggning går till klubbens utsedda kontakt.
Rapportera sakliga observationer: vad, var och när. Skilj sådant du sett från antaganden. Undvik egen konfrontation och offentlig spridning av identifierande uppgifter.
Ring 112 vid pågående brott eller behov av snabb polis på plats. Vid andra polisärenden följ aktuell väg på polisen.se eller 114 14.
Bestäm när du uppdaterar båtunderlaget och följer upp en öppen uppgift. Fråga styrelsen om ansvar eller kontaktväg är oklar.

Förslag att anpassa till klubben. Innehållet väntar på granskning.

SmartDNA · Medlemsblad

Till dig som är medlem i en båtklubb

Råd för båten och hemmet. Fråga styrelsen var du hittar klubbens aktuella kontaktinformation. Bladet innehåller inga beslutade lokala kontaktuppgifter.

Hitta klubbens information
Samla uppgifter om din båt
Kontrollera och följ upp
Beskriv vad du har sett
Välj rätt hjälp

Medlemsblad att dela ut

Medlemsbladet är separat från styrelsens anteckningar. Inga namn, koder eller lokala kontaktuppgifter följer med.

Anpassa textfilen i ert eget dokumentprogram. Lägg till klubbens beslutade kontaktinformation och kontrollera den före utdelning. Personuppgifter och kontaktlistor samlas inte in på webbplatsen.